B4サイズの看護師免許証は原本とコピー提出用で保管方法を分けると便利!

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B4サイズの看護師免許証は原本とコピー提出用で保管方法を分けると便利!

自分が看護師であることを証明する書類である「看護師免許証」。運転免許証などのように手で持てるサイズではなく、B4サイズです(縦:25.7cm × 横:36.4cm)。

最初は円柱型の筒に入って届きます。日常的に携帯する必要がないため、丸みを帯びた型がつかないようクリアケースや額縁に入れて自宅や実家に保管しているという方も多いでしょう。

クリアケースだと思い立った時にはどこに保管したか忘れてしまい焦ったことはありませんか?

額縁保管だと、嵩張って幅を取るし、実際必要となった時に取り出すのが面倒だと思ったことはありませんか?

この記事では、看護師免許証の最適な保管方法を紹介します。

また、職場などから看護師免許証のコピーを提出するよう求められた際に、原本が実家にあるためスムーズに対応できなかったという経験をした方も少なくありません。

 

看護師免許証はあまり使用頻度が高くないものの、いざというときに必要であるため、保管方法に頭を悩ませているという方も多いのではないでしょうか。

 

 

そこでおすすめしたいのが「看護師免許証をPDF化してクラウドストレージ上に保管する」という方法です

今回は、原本はしっかり折り目をつけず、無くさないように保管し、実際の使用場面では手間をかけずに使用する。そんな方法をご紹介します。

具体的には、看護師免許証をPDF化して保存するメリットやおすすめのクラウドストレージ、PDF化の方法についてご紹介します。

看護師免許証を賢く管理し、必要なときにスムーズに取り出せるようにしておきましょう!

1 おすすめする看護師免許証の原本保管方法

看護師資格は国家資格です。国家資格を保有していることを証明する免許証の原本は、折り目などをつけずに、美しさを維持したままコンパクトに保管したいですよね。

免許証はB4サイズとやや大きいのですが、一番のおすすめは、証書・賞状ファイルに保管する方法です。特におすすめはこちらのファイルです。
免許証 保管ファイル

 B4サイズなので、折り曲げずに保管でき、ファイル自体が2つ折りなので、上下をしっかりカバーできます。また、レザーであり色のバリエーションもあるため、目立ち、無くなりにくく、嵩張らずに保管可能です。

看護師免許証は最初は筒に入っていると思います。しかし、筒は、ホコリや折り目から免許証を守ることはできますが、くるくるにした免許証は時間が経つごとに丸く型がついてしまい、反対方向に丸めて平らな状態を保とうとしてもなかなか元には戻らなくなります。

額縁に入れる方法は、平らな状態で美しく保つことやホコリから守ることができます。しかし、嵩張り、収納に困ったり、持ち運びには重く不便です。

上記で紹介したファイル以外にも『賞状入れ ファイル B4』と検索すると様々なファイルが見つかります。コツは『賞状入れ』と検索することです。ご自身にあったファイルを探してみてください。

2 PDF化&クラウド保管をおすすめする5つの理由

看護師免許証は看護師として働く上で最も大切で重要な書類の1つです。紛失しないように管理しながらも、職場などからの求めがあれば提出しなければならないため、どのように保管するとスマートなのか悩んでいる方も多いでしょう。

そのような方におすすめなのが看護師免許証をPDF化してクラウドストレージ上に保存する方法です。ここではおすすめする理由やPDF化・クラウド保管のメリットについてご紹介します。

2-1 看護師免許証が必要なときの多くはコピーでもOKだから

看護師免許証は「自分が看護師であること」を証明する書類です。そのため就職や転職などの際に職場から提出を求められることがありますが、多くの場合看護師免許証のコピーで十分です。

看護師免許証の原本が必ず必要となるタイミングは結婚などによって「氏名が変わったとき」「本籍地が都道府県をまたいで変わったとき」などと限られています。それ以外のタイミングでは基本的には原本は必要なく、コピーを提出すればOKであることがほとんどであるため、「コピーがすぐにできる」という環境が看護師免許証をスムーズに提出するために必要であるといえるでしょう。

「コピーを複数枚とっておいて原本は自宅や実家できちんと保管しておく」というのも1つの方法ですが、コピーをおいておくスペースが必要になるため、あまりスマートとはいえません。

PDF化してクラウドストレージ上に保存しておけば、スペースがいらず、かつスムーズに看護師免許証を管理できるのです

2-2 スマホでいつでも確認できるから

看護師免許証をPDF化しクラウドストレージ上で保存することにより、スマートフォンやパソコンからいつでも看護師免許証の内容を確認できるようになります。

看護師免許証に記載された登録番号や登録年月日をすぐにチェックできるため、就職活動や転職活動で提出する履歴書やエントリーシートなどにこれらの情報を記入する際に役立つでしょう。

またスマホで管理できるということは、コンビニなどでプリントアウトすることも可能であるということです。必要だと思ったタイミングとのタイムラグがなく時間を有効に使えるという点も、PDF化してクラウド保存するメリットの1つです。

2-3 探すのが簡単だから

看護師免許証をPDF化し、たとえば「看護師免許証」という名前のファイルとしてクラウドストレージ上に保存しておくと、クラウド上で「看護師免許証」と入力して検索するだけでPDFファイルを見つけることができます。

検索にかかる時間は数秒程度であり、時間的なロスがほとんどないという点もうれしいポイントといえるでしょう。

もちろん原本を保管する場所を正確に覚えておくことは大切です。「自宅で額縁に飾って保管している」「クリアケースに入れて決めたところに置いてある」という方は、看護師免許証をすぐ見つけられるでしょう。

しかし「クリアケースに入れてクローゼットに保管したけれど、どの辺に収納したか詳しい場所は覚えていない」といったように具体的な場所まですぐ思い出せないという方も少なくないのではないでしょうか。

2-4 最近のクラウドストレージは安全性が高いから

最近のクラウドストレージはセキュリティが強固なものが多くあります。たとえばGoogleが提供する「Google ドライブ」ではGoogleが構築するAIを駆使したセキュリティ対策が施された安全なデータセンターに保管されています。

個人でできるセキュリティ対策には限界があることを考えると、クラウドストレージへの保存は想像している以上に安全であるといえます。(参照:Google ドライブの安全性

看護師免許証は看護師の国家資格を有することを証明する非常に重要な書類です。他人の手に渡ると悪用されるおそれもあるため、インターネット上にあるクラウドストレージに看護師免許証を保管することをおすすめします。

また個人のパソコン上で保管しておくだけでは、そのパソコンが壊れた場合にデータも取り出せなくなってしまいますが、クラウドストレージ上で保管しておけば他のデバイスからもアクセス可能です。このようにクラウドストレージは安全なバックアップとしての役割も果たしてくれるでしょう。

2-5 紛失時コピーがあると再交付申請がスムーズだから

看護師免許証は紙でできているため、何らかのトラブルで汚してしまったり破れてしまったりすることもあるでしょう。また災害などで紛失してしまうことも考えられます。このように看護師免許証を破損したり紛失してしまったりした場合には、勤務地や住所地を管轄する保健所などで再交付の申請手続きを行う必要があります。

再交付の申請手続きをする際に看護師免許証のコピーがあれば手続きがスムーズです。

また、クラウド保管されているものは破れたり損傷することはほとんどの場合ありません。

万が一に備え、看護師免許証をPDF化してクラウド保存し、いつでもコピーを用意できる状態にしておくことをおすすめします。

3 おすすめのクラウドストレージ4選

看護師免許証をPDF化してクラウドストレージ上に保管するメリットについてご紹介しましたが、最近ではさまざまなクラウドストレージサービスが提供されているため、どのサービスにすればよいかわからないという方も多いでしょう。クラウドストレージを選ぶ際に注目するとよいポイントは以下の3点です。

クラウドストレージを選ぶ際に注目したいポイント
  1. メールアドレスやすでに作成済みのアカウントで登録でき、手間がかからない
  2. 一定の容量までは無料で使用できるプランがある
  3. 自分がもっているパソコンやスマートフォンからアクセスしやすい

    これらのポイントを考慮し、個人が利用しやすいクラウドストレージを4つ厳選しました。それぞれの特徴について詳しく見ていきましょう。

    3-1 Google ドライブ 

    「Google ドライブ」はGoogleが提供しているクラウドストレージサービスです。検索エンジンとして使用したりGmailやGoogleフォト、ドキュメントなどといったGoogleが提供するアプリを利用したりしているという方も多いでしょう。これらのアプリを利用している方の多くはGoogleアカウントを作成しているのではないでしょうか。

    GoogleドライブはGoogleアカウントがあればすぐに15GBの保存容量を無料で利用することができます。

    あらゆるパソコンやスマホ、タブレットといった端末からアクセス可能であるため、利便性は非常に高いといえるでしょう。

    GoogleドライブとGmail、Googleフォトで共通の保存領域を使用するため、看護師免許証のPDFファイルのほかにもさまざまなデータを保存したいという方は容量不足に注意しましょう。(参照:ドライブのさまざまなストレージ機能

    3-2 Dropbox

    スマホやタブレットよりもパソコンをよく利用するという方は「Dropbox」を使用するのもよいでしょう。

    Dropboxはデスクトップアプリを使用すれば「パソコン上のローカルフォルダに保存する」という操作と同様の操作でクラウドストレージ上にデータを保存することができます。

    アカウント作成もメールアドレスやGoogleアカウントがあれば簡単に行えるため、それほど手間がかかりません。

    パソコンでの作業におけるメリットが多いDropboxですが、もちろんスマホやタブレットからも問題なく閲覧可能です。

    無料で利用できるのは2GBまでと、ほかのクラウドストレージサービスと比較して少なめですが、看護師免許証のPDFファイルを保管するには十分です。誤ってファイルを消去してしまっても30日以内であれば簡単に復元できるという点も嬉しいポイントといえるでしょう。(参照:Dropboxとは

    3-3 Yahoo!ボックス

    Yahoo!をよく利用しておりYahoo!JapanIDをもっている方は「Yahoo!ボックス」もおすすめです。

    2013年8月12日以降にYahoo!JapanIDを作成した方はすでにYahoo!ボックスに登録されている状態となっているため、すぐに使用することができるでしょう。

    また、それ以前にIDを作成している方でも初期設定にかかる時間は数分程度であるためスムーズに利用を開始できます。

    スマホやパソコンのアプリはないものの、ブラウザからアクセス可能であるため、あらゆるデバイスで使用することができます。

    誰でも5GBまで無料で利用できますが、Yahoo!BBやワイモバイルを利用している方はより多くの容量を利用できるため、看護師免許証のPDFファイル以外に写真や書類なども十分に保存できるでしょう。

    Yahoo!をよく利用する方やYahoo!の関連サービスを利用している方はぜひ検討してみてください。(参照:Yahoo!ボックス はじめかた

    3-4 OneDrive

    OneDriveはWordやExcelといったOfficeアプリでも知られるMicrosoft社が提供しているクラウドストレージサービスです。

    Windows8.1以降のパソコンにはすでに組み込まれておりすぐに使えるため、利用開始に手間がかかりません。Windows Vista以降やMac OSの場合でも「OneDrive」をインストールすればWindows8.1以降のパソコンと同じように使用することができます。スマホの場合は「OneDrive」アプリを利用すると便利に使用できるでしょう。

    「OneDrive」は5GBまでであれば誰でも無料で利用可能です。さらに「Office 365 Solo」を利用している方であれば1TBの保存容量が提供されます。

    利用にはMicrosoftアカウントが必要ですが、比較的新しいWindowsパソコンやOfficeアプリを利用している方はすでに作成済みであることが多いでしょう。また、Microsoftアカウントをもっていない場合でも登録は簡単です。パソコンでもスマホでも操作しやすいため、ぜひ利用を検討してみてください。(参照:OneDriveとは

    4 PDF化のおすすめ3つの方法

    看護師免許証のPDF化&クラウド保存をおすすめする理由や使いやすいクラウドストレージサービスについてご紹介してきました。

    では看護師免許証をPDF化するにはどうすればよいのでしょうか。ここでは看護師免許証をPDF化する主な2つの方法について解説します。

    4-1 Googleドライブは写真を取るようにスマホのカメラでスキャン

    スマートフォンでGoogleドライブアプリを開き、右下の『+』ボタンをタップします。そうすると、『スキャン』というメニューが出てきます。『スキャン』をタップするとカメラが起動します。

    カメラで写真を取るように免許証を撮ると、GoogleドライブにPDF化された免許証が保存されます。下記に実際の操作手順を記載します。

    ①Googleドライブアプリを開き、右下の『+』ボタンをタップGoogleドライブでのスキャン方法①
    ②右下の『スキャン』をタップするGoogleドライブでのスキャン方法②

    4-2 自宅のプリンターでスキャン

    家庭用のスキャン機能付きのプリンターの中には、スキャン機能を使って看護師免許証をスキャンし、PDFファイルとして保存できるものがあります。

    家庭用プリンターの多くはA4サイズまでの印刷を目的としているため、A4よりも大きなB4の看護師免許証をスキャンできないものも多いことに注意しましょう。

    自宅にプリンターがある方は「B4サイズの看護師免許証をスキャンできるか」「PDFファイルに変換できるか」という点をチェックしてみてください。

    4-3 コンビニのマルチコピー機でスキャン

    自宅用のプリンターでPDF化できなかった場合や自宅にスキャン機能をもつプリンターがなかった場合には、コンビニのマルチコピー機(複合機)を利用することをおすすめします。

    コンビニチェーンによってはスキャンサービスがない場合もあるかもしれませんが、「セブンイレブン」「ファミリーマート」「ローソン」「ミニストップ」といった大手コンビニチェーンにあるマルチコピー機では、書類をスキャンしてPDFファイルに変換することが可能です。

    多くの場合、スキャンしたデータを保存するためのUSBメモリが必要になりますが、コンビニによってはスマホに保存することができる場合もあります。利用するコンビニのマルチコピー機の情報を調べてから足を運ぶとよいでしょう。

    5 まとめ

    看護師免許証は自分が看護師であることを証明する非常に重要な書類ですが、原本が必要なケースはほとんどありません。氏名や本籍地の変更には原本が必要となりますが、就職や転職の際にはコピーを提出すれば十分であることがほとんどです。

    看護師免許証の原本はクリアケースや額縁などに入れてわかりやすいところに保管しておくことが望ましいでしょう。しかし看護師免許証のコピーは「検索すればすぐに見つかる」「スマホでいつでも見られる」「安全性が高い」といった理由から、PDF化してクラウド上に保管することをおすすめします。

    クラウドストレージサービスには「Googleドライブ」などさまざまなものがありますが、アカウント作成の手軽さや自分がもっているデバイスからのアクセスの良好さ、無料で使用できるプランがあることなどを考慮して選ぶとよいでしょう。自宅のプリンターやコンビニのマルチコピー機を使用すれば簡単にPDF化できるので、看護師免許証をスマートに管理するためにもぜひご利用ください。